Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

1.1. Der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist PromptEye Sp. z o.o., eingetragen in Polen (“PromptEye”, “wir”, “uns”).

1.2. Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich unter folgender Adresse an uns wenden: office@prompteye.com.

1.3. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Richtlinie haben wir noch keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. Sollte ein solcher ernannt werden, wird dieses Dokument entsprechend aktualisiert.

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1. Kontodaten

  • E-Mail-Adresse (in der Regel eine geschäftliche Adresse),
  • Passwort (in gehashter Form gespeichert, nicht im Klartext),
  • Firmenname und Angaben,
  • Benutzerrolle/-typ (z. B. Administrator, Teammitglied),
  • sonstige Daten, die bei der Einrichtung des Kontos freiwillig angegeben wurden.

2.2. Technische Daten

  • IP-Adresse,
  • Informationen zu Browser, Betriebssystem und Gerät,
  • Sitzungskennungen, technische Tokens,
  • Systemprotokolle (z. B. Anmeldezeitpunkt, Änderungen an den Einstellungen, Aktivitäten im Bedienfeld).

2.3. Geschäftsdaten

  • Eingaben und Inhalte, die in den Dienst eingegeben werden,
  • Marken-, Produkt- und Wettbewerbsnamen,
  • sonstige Daten, die als Grundlage für Analysen und die Erstellung von Berichten dienen.

Der Dienst ist nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter (z. B. Verbraucher, Patienten oder Mitarbeiter der Kunden unserer Auftraggeber) vorgesehen, es sei denn, dies wurde ausdrücklich vereinbart und in der Vereinbarung sowie in einer entsprechenden Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) geregelt.

2.4. Abrechnungs- und Kommunikationsdaten

  • Rechnungsdaten (Firmenname, Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),
  • Zahlungsdaten (die in der Regel vom Zahlungsdienstleister bereitgestellt werden – wir speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten),
  • Inhalt von E-Mail-Korrespondenz, Support-Tickets und Umfrageantworten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1. Dienstleistungserbringung und Kundenbetreuung

Zweck: Einrichtung und Pflege des Kontos, Bereitstellung des PromptEye-SaaS-Dienstes, Erstellung von Berichten, betriebliche Kommunikation (z. B. Benachrichtigungen über wesentliche Änderungen oder Sicherheitsangelegenheiten).

Rechtsgrundlage: Notwendigkeit zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO), an dem die vom Nutzer vertretene juristische Person beteiligt ist.

3.2. Abrechnung und rechtliche Verpflichtungen

Zweck: Ausstellung von Rechnungen, Führung der Buchhaltung, Erfüllung steuerlicher Verpflichtungen, Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen.

Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO), die sich aus steuer- und rechnungslegungsrechtlichen Vorschriften ergibt.

3.3. Sicherheit und Betrugsbekämpfung

Zweck: Gewährleistung der Plattformsicherheit, Aufdeckung und Verhinderung von Missbrauch, Überwachung von Anmeldungen, verdächtigen Aktivitäten und Vorfällen.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse von PromptEye (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO) an der Gewährleistung der Sicherheit seiner Systeme und Dienste.

3.4. Analytik und Serviceverbesserung

Zweck: Analyse der Plattformnutzung, Verbesserung der Benutzererfahrung, Entwicklung neuer Funktionen, Nutzungsstatistiken.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO) an der Weiterentwicklung und Verbesserung des Dienstes. Zu diesem Zweck verwenden wir in erster Linie aggregierte und anonymisierte Daten.

3.5. Marketing und Unternehmenskommunikation

Zweck: Information über neue Funktionen, Angebote und Veranstaltungen, Versand von Newslettern, geschäftliche Kontaktaufnahme.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vermarktung unserer eigenen B2B-Dienstleistungen) in Verbindung mit nationalen Vorschriften zur Einwilligung in die elektronische Kommunikation oder Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung), sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Newsletter, E-Mail-Kommunikation an bestimmte Empfängergruppen).

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu Direktmarketingzwecken jederzeit zu widersprechen (siehe Abschnitt 9).

4. KI, Daten und Drittanbieter

4.1. Daten (einschließlich Eingabeaufforderungen) können an externe KI- und Infrastrukturdienstleister übermittelt werden, insbesondere an Anbieter von großen Sprachmodellen (LLMs) und Antwortaggregationsschichten wie OpenAI (GPT-Modelle), Perplexity, DeepSeek, Anbieter vom Typ „AI Overview“ sowie Anbieter von Cloud-Infrastruktur und -Tools (z. B. Hosting-, Datenbank-, Kommunikations- und Marketing-Automatisierungssysteme). Die Liste der Anbieter kann sich ändern und umfasst auch andere KI-Modell- und Infrastrukturanbieter, die im Rahmen des Dienstes genutzt werden.

4.2. Wir verkaufen keine Daten und verwenden Ihre Daten nicht zum Trainieren von KI-Modellen, soweit dies nicht für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist.

4.3. In einigen Fällen können diese Anbieter als eigenständige Verantwortliche für die Datenverarbeitung auftreten (z. B. im Zusammenhang mit technischen Protokollen oder der Überwachung von Missbrauch auf ihrer Seite). Wir empfehlen Ihnen, deren Datenschutzerklärungen zu lesen.

5. Datenaufbewahrung

5.1. Wir bewahren Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, insbesondere:

  • Daten, die mit einem aktiven Konto verbunden sind – für die Dauer des Vertrags,
  • nach Beendigung des Vertrags – in der Regel 30 Tage (um den Datenexport und die Kontoschließung zu ermöglichen),
  • Daten in Sicherungssystemen – bis zu 60 Tage nach der Löschung aus den Produktionssystemen,
  • Technische Protokolle – bis zu 12 Monate, sofern nicht aus Sicherheits- oder Haftungsgründen eine längere Aufbewahrungsfrist gerechtfertigt ist,
  • Abrechnungsdaten (Rechnungen, Belege) – in der Regel 5 Jahre (gemäß den steuer- und buchhalterischen Vorschriften).

5.2. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

6. Empfänger der Daten und Übermittlungen außerhalb des EWR

6.1. Empfänger der Daten

Wir können Ihre Daten an die folgenden Empfängergruppen weitergeben:

  • Hosting- und Cloud-Infrastrukturanbieter (z. B. AWS und andere Cloud-Anbieter),
  • KI-Dienstleister, darunter Anbieter von großen Sprachmodellen (LLM) und Aggregationsschichten für Antworten (z. B. Anbieter von GPT-Modellen, Perplexity, DeepSeek, Systeme vom Typ „AI Overview“),
  • CRM-Systeme, Kommunikationstools und E-Mail-Marketing-Anbieter (z. B. Mailchimp, Bitrix oder vergleichbare Anbieter),
  • Anbieter von Analyse- und Marketing-Tools (z. B. Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Cookiebot),
  • Rechts-, Steuer- und Buchhaltungsberater sowie Behörden – soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

6.2. Datenübermittlungen außerhalb des EWR

6.2.1. Im Zusammenhang mit der Nutzung der Dienste der oben aufgeführten Anbieter können Daten in Drittländer (z. B. in die USA) übermittelt werden.

6.2.2. Wir wenden angemessene rechtliche Schutzmaßnahmen an, insbesondere:

  • Von der Europäischen Kommission verabschiedete Standardvertragsklauseln (SCCs),
  • Gegebenenfalls nutzen wir Dienstleister, die am EU-US-Datenschutzrahmen (DPF) teilnehmen.

6.2.3. Werden Daten in ein Land übermittelt, für das keine Angemessenheitsentscheidung vorliegt, greifen wir auf zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zurück (z. B. Verschlüsselung, Pseudonymisierung) und beschränken den Umfang der übermittelten Daten, soweit dies möglich ist.

7. Datensicherheit

7.1. Wir ergreifen risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

  • Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand,
  • rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC),
  • Unterstützung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA),
  • regelmäßige Datensicherungen und Verfahren zur Notfallwiederherstellung,
  • Ereignisüberwachung und -protokollierung,
  • Sicherheitstests und Software-Updates.

7.2. Trotz dieser Maßnahmen ist kein System völlig risikofrei. Im Falle eines Sicherheitsvorfalls werden wir Maßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen so gering wie möglich zu halten, und Sie – sofern gesetzlich vorgeschrieben – über den Vorfall informieren.

8. Cookies und Tracking-Technologien

8.1. Auf unserer Website und innerhalb der Plattform können wir Cookies und ähnliche Technologien für folgende Zwecke einsetzen:

  • für den grundlegenden Betrieb des Dienstes erforderliche Cookies (technische Cookies),
  • Analysetools (z. B. Google Analytics, Google Tag Manager),
  • Marketing (z. B. Meta Pixel),
  • Einwilligungsmanagement (z. B. Cookiebot).

8.2. Die Rechtsgrundlage für unverzichtbare Cookies ist unser berechtigtes Interesse (Gewährleistung der Funktionsfähigkeit des Dienstes). Für Analyse- und Marketing-Cookies ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung, die Sie über das Einwilligungsmanagement-Tool (Cookiebot) gemäß dem Telekommunikationsgesetz erteilt haben.

8.3. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookiebot-Tool oder Ihre Browsereinstellungen ändern. Die Einschränkung bestimmter Cookies kann jedoch die Funktionsweise der Website und des Dienstes beeinträchtigen.

9. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch PromptEye stehen Ihnen folgende Rechte zu (im Rahmen der durch die DSGVO festgelegten Grenzen):

  • Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Recht auf Löschung von Daten (Art. 17 DSGVO), sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt,
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 21 DSGVO) – einschließlich insbesondere des Widerspruchsrechts gegen Direktmarketing,
  • Recht auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht; der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf,
  • Recht auf Einreichung einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

In Polen ist die Aufsichtsbehörde der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), ul. Stawki 2, 00‑193 Warschau, www.uodo.gov.pl.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

10.1. Grundsätzlich treffen wir keine Entscheidungen, die rechtliche Auswirkungen haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, die ausschließlich auf einer automatisierten Datenverarbeitung (einschließlich Profiling) beruhen.

10.2. Wir verwenden Daten automatisiert für folgende Zwecke:

  • technische Verkehrsanalyse,
  • Betrugsaufdeckung,
  • Erstellung von Analyseberichten für den Kunden,

Dies stellt jedoch keine Profilerstellung im Sinne von Art. 22 DSGVO dar, die Rechtswirkungen für die Nutzer nach sich zieht.

11. Kontakt und Ausübung Ihrer Rechte

11.1. Um Ihre Rechte auszuüben oder weitere Informationen zur Datenverarbeitung zu erhalten, wenden Sie sich bitte an uns unter: office@prompteye.com.

11.2. Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang beantworten. In begründeten Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; in diesem Fall werden wir Sie unter Angabe der Gründe darüber informieren.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

12.1. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen zu aktualisieren.

12.2. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen durch einen entsprechenden Hinweis innerhalb des Dienstes oder per E-Mail informieren. Die aktuelle Fassung der Richtlinie ist stets auf unserer Website einsehbar.