1. Verantwortlicher
1.1. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist PromptEye Sp. z o.o. mit Sitz in Polen („PromptEye”, „wir”, „uns”). 1.2. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns unter folgender E-Mail-Adresse kontaktieren: office@prompteye.com. 1.3. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Datenschutzerklärung haben wir keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt. Sollte dies in Zukunft geschehen, wird dieses Dokument entsprechend aktualisiert.2. Welche Daten wir verarbeiten
2.1. Kontodaten (Account Data)-
- E-Mail-Adresse (in der Regel eine geschäftliche Adresse),
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- Passwort (gespeichert als Hash, nicht im Klartext),
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- Unternehmensname und -daten,
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- Benutzerrolle/-typ (z. B. Administrator, Teammitglied),
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- sonstige freiwillig bei der Kontoeinrichtung angegebene Daten.
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- IP-Adresse,
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- Browser-, Betriebssystem- und Gerätedaten,
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- Sitzungskennungen, technische Token,
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- Systemprotokolle (z. B. Anmeldezeit, Einstellungsänderungen, Panel-Aktivitäten).
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- Prompts und in den Dienst eingegebene Inhalte,
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- Marken-, Produkt- und Wettbewerbernamen,
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- sonstige Eingabedaten für Analysen und die Erstellung von Berichten.
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- Rechnungsdaten (Unternehmensname, Adresse, USt-IdNr.),
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- Zahlungsinformationen (in der Regel vom Zahlungsdienstleister bereitgestellt – wir speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten),
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- Inhalt von E-Mail-Korrespondenz, Support-Anfragen und Umfrageantworten.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
3.1. Erbringung des Dienstes und Kontoverwaltung Zweck: Einrichtung und Pflege des Kontos, Bereitstellung des PromptEye-SaaS-Dienstes, Erstellung von Berichten, operative Kommunikation (z. B. Benachrichtigungen über wesentliche Änderungen oder Sicherheitsfragen). Rechtsgrundlage: Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), dessen Partei die vom Nutzer vertretene Einheit ist. 3.2. Abrechnung und rechtliche Verpflichtungen Zweck: Ausstellung von Rechnungen, Führung von Buchhaltungsunterlagen, Erfüllung steuerlicher Pflichten, Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumentation. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) aus steuer- und buchhalterischen Vorschriften. 3.3. Sicherheit und Missbrauchsprävention Zweck: Gewährleistung der Plattformsicherheit, Erkennung und Verhinderung von Missbrauch, Überwachung von Anmeldungen, verdächtigen Aktivitäten und Vorfällen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse von PromptEye (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Sicherheit seiner Systeme und Dienste. 3.4. Analyse und Verbesserung des Dienstes Zweck: Analyse der Plattformnutzung, Verbesserung der UX, Entwicklung von Funktionen, Nutzungsstatistiken. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Weiterentwicklung und Verbesserung des Dienstes. Für diesen Zweck verwenden wir insbesondere aggregierte und anonymisierte Daten. 3.5. Marketing und geschäftliche Kommunikation Zweck: Information über neue Funktionen, Angebote und Veranstaltungen, Versand von Newslettern, geschäftlicher Kontakt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Marketing eigener B2B-Dienste) in Verbindung mit nationalen Vorschriften zur Einwilligung in elektronische Kommunikation, oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern gesetzlich erforderlich (z. B. bei Newslettern oder E-Mail-Kommunikation an bestimmte Empfängergruppen). Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen (siehe Abschnitt 9).4. KI, Daten und externe Anbieter
4.1. Daten (einschließlich Prompts) können an externe KI- und Infrastrukturdienstleister übermittelt werden, insbesondere an Anbieter von großen Sprachmodellen (LLMs) und Antwort-Aggregationsschichten, wie z. B. OpenAI (GPT-Modelle), Perplexity, DeepSeek, Anbieter von AI-Overview-Funktionen sowie Anbieter von Cloud-Infrastruktur und Tools (z. B. Hosting-, Datenbank-, Kommunikations- und Marketing-Automatisierungssysteme). Die Liste der Anbieter kann sich ändern und umfasst auch weitere KI-Modell- und Infrastrukturanbieter, die im Rahmen des Dienstes genutzt werden. 4.2. Wir verkaufen keine Daten und verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen, soweit dies nicht zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. 4.3. In einigen Fällen können diese Anbieter als eigenständige Verantwortliche handeln (z. B. im Kontext technischer Protokolle oder der Missbrauchsüberwachung auf ihrer Seite). Wir empfehlen Ihnen, deren Datenschutzrichtlinien zu lesen.5. Speicherdauer
5.1. Wir speichern Daten nicht länger als für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, insbesondere:-
- Daten im Zusammenhang mit einem aktiven Konto – für die Dauer des Vertrags,
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- nach Beendigung des Vertrags – grundsätzlich 30 Tage (um Datenexport und Kontoschließung zu ermöglichen),
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- Daten in Backup-Systemen – bis zu 60 Tage nach Löschung aus den Produktivsystemen,
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- technische Protokolle – bis zu 12 Monate, sofern keine längere Aufbewahrung aus Sicherheits- oder Anspruchsgründen gerechtfertigt ist,
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- Abrechnungsdaten (Rechnungen, Bücher) – grundsätzlich 5 Jahre (gemäß steuer- und buchhalterischen Vorschriften).
6. Empfänger der Daten und Übermittlungen außerhalb des EWR
6.1. Empfänger der Daten Wir können Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben:-
- Hosting- und Cloud-Infrastrukturanbieter (z. B. AWS und andere Cloud-Anbieter),
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- KI-Dienstleister, einschließlich LLM-Anbieter und Antwort-Aggregationsschichten (z. B. GPT-Modellanbieter, Perplexity, DeepSeek, AI-Overview-Systeme),
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- CRM-Systeme, Kommunikationstools und E-Mail-Marketing-Anbieter (z. B. Mailchimp, Bitrix oder gleichwertige Anbieter),
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- Anbieter von Analyse- und Marketingtools (z. B. Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Cookiebot),
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- Rechts-, Steuer- und Buchführungsberater sowie Behörden – soweit gesetzlich vorgeschrieben.
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- Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission,
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- soweit anwendbar, nutzen wir Anbieter, die am EU–US Data Privacy Framework (DPF) teilnehmen.
7. Datensicherheit
7.1. Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter:-
- Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand,
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- rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC),
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- Möglichkeit zur Verwendung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA),
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- regelmäßige Backups und Notfallwiederherstellungsverfahren,
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- Ereignisüberwachung und -protokollierung,
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- Sicherheitstests und Software-Updates.
8. Cookies und Tracking-Technologien
8.1. Auf unserer Website und innerhalb der Plattform können wir Cookies und ähnliche Technologien für folgende Zwecke verwenden:-
- technisch notwendiger Betrieb des Dienstes (technische Cookies),
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- Analyse (z. B. Google Analytics, Google Tag Manager),
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- Marketing (z. B. Meta Pixel),
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- Einwilligungsverwaltung (z. B. Cookiebot).
9. Ihre Rechte
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch PromptEye stehen Ihnen folgende Rechte zu (im Rahmen der durch die DSGVO gesetzten Grenzen):-
- Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
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- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
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- Recht auf Löschung von Daten (Art. 17 DSGVO), sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
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- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
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- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt,
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- Widerspruchsrecht gegen die auf unserem berechtigten Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) – insbesondere das Recht auf Widerspruch gegen Direktwerbung,
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- Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung,
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- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
10.1. Grundsätzlich treffen wir keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, ausschließlich auf der Grundlage einer automatisierten Verarbeitung von Daten (einschließlich Profiling). 10.2. Wir verwenden Daten auf automatisierte Weise für:-
- technische Verkehrsanalyse,
-
- Missbrauchserkennung,
-
- Erstellung analytischer Berichte für den Kunden,