1. Administrator danych
1.1. Administratorem Twoich danych osobowych jest PromptEye Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce (“PromptEye”, “my”).
1.2. W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e‑mail: office@prompteye.com.
1.3. Na dzień sporządzenia niniejszej Polityki nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (DPO). W razie jego ustanowienia odpowiednie informacje zostaną zaktualizowane w niniejszym dokumencie.
2. Jakie dane przetwarzamy
2.1. Dane konta (Account Data)
- adres e‑mail (najczęściej służbowy),
- hasło (przechowywane w formie skrótu, nie w postaci otwartej),
- nazwa i dane firmy,
- rola/typ Użytkownika (np. administrator, członek zespołu),
- inne dane dobrowolnie podane w konfiguracji Konta.
2.2. Dane techniczne (Technical Data)
- adres IP,
- dane o przeglądarce, systemie operacyjnym, urządzeniu,
- identyfikatory sesji, tokeny techniczne,
- logi systemowe (np. czas logowania, zmiany ustawień, działania w panelu).
2.3. Dane biznesowe (Business Data)
- prompty i treści wprowadzane do Usługi,
- nazwy marek, produktów, konkurentów,
- inne dane stanowiące wejście do analiz i generowania Raportów.
Usługa co do zasady nie jest przeznaczona do przetwarzania danych osobowych osób trzecich (np. konsumentów, pacjentów, pracowników klientów naszych Klientów), chyba że zostało to wyraźnie uzgodnione i uregulowane w Umowie oraz odpowiedniej umowie powierzenia przetwarzania danych (DPA).
2.4. Dane rozliczeniowe i komunikacyjne
- dane do faktury (nazwa firmy, adres, NIP),
- informacje o płatnościach (dostarczane zazwyczaj przez operatora płatności – nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych),
- treść korespondencji e‑mail, zgłoszeń supportowych, odpowiedzi na ankiety.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
3.1. Świadczenie Usługi i obsługa Konta
Cel: założenie i utrzymanie Konta, świadczenie usługi SaaS PromptEye, generowanie Raportów, komunikacja operacyjna (np. powiadomienia o istotnych zmianach, bezpieczeństwie).
Podstawa prawna: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w której stroną jest podmiot reprezentowany przez Użytkownika.
3.2. Rozliczenia i obowiązki prawne
Cel: wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji księgowych, realizacja obowiązków podatkowych, przechowywanie dokumentacji księgowej.
Podstawa prawna: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych.
3.3. Bezpieczeństwo i nadużycia
Cel: zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, wykrywanie i zapobieganie nadużyciom, monitorowanie logowań, podejrzanych działań, incydentów.
Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes PromptEye (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów i usług.
3.4. Analityka i rozwój Usługi
Cel: analiza korzystania z Platformy, poprawa UX, rozwój funkcjonalności, statystyka użycia.
Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na rozwijaniu i usprawnianiu Usługi. W ramach tego celu wykorzystujemy w szczególności dane zagregowane i zanonimizowane.
3.5. Marketing i komunikacja biznesowa
Cel: informowanie o nowych funkcjach, ofertach, wydarzeniach, wysyłka newslettera, kontakt handlowy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w marketingu własnych usług B2B), w połączeniu z przepisami krajowymi dotyczącymi zgody na komunikację elektroniczną, lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeśli wymagana przez prawo (np. przy newsletterze, komunikacji e‑mail do określonych kategorii odbiorców).
Masz prawo w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingu bezpośredniego (patrz pkt 9).
4. AI, dane i zewnętrzni dostawcy
4.1. Dane (w tym prompty) mogą być przesyłane do zewnętrznych dostawców usług AI i infrastruktury, w szczególności do dostawców modeli językowych (LLM) oraz warstw agregujących odpowiedzi, takich jak np. OpenAI (modele GPT), Perplexity, DeepSeek, dostawcy funkcji typu AI Overview, a także dostawcy infrastruktury chmurowej i narzędzi (np. systemy hostingu, baz danych, narzędzia komunikacyjne i marketing automation). Lista dostawców może ulegać zmianie i obejmuje także innych dostawców modeli AI i infrastruktury wykorzystywanych w ramach Usługi.
4.2. Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy Twoich danych do trenowania modeli AI poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usługi.
4.3. W niektórych przypadkach dostawcy ci mogą działać jako niezależni administratorzy danych (np. w kontekście logów technicznych, monitoringu nadużyć po swojej stronie). Zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.
5. Okres przechowywania danych
5.1. Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:
- dane związane z aktywnym Kontem – przez czas obowiązywania Umowy,
- po rozwiązaniu Umowy – co do zasady przez 30 dni (w celu umożliwienia eksportu i obsługi zamknięcia konta),
- dane w systemach backupowych – do 60 dni od usunięcia z systemów produkcyjnych,
- logi techniczne – do 12 miesięcy, chyba że dłuższy okres jest uzasadniony bezpieczeństwem lub dochodzeniem roszczeń,
- dane rozliczeniowe (faktury, księgi) – co do zasady 5 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi).
5.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane.
6. Odbiorcy danych i transfery poza EOG
6.1. Odbiorcy danych
Możemy przekazywać Twoje dane następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej (np. AWS i inni dostawcy chmury),
- dostawcy usług AI, w tym dostawcy modeli językowych (LLM) oraz warstw agregujących odpowiedzi (np. dostawcy modeli GPT, Perplexity, DeepSeek, systemy typu AI Overview),
- dostawcy systemów CRM, narzędzi do komunikacji i e‑mail marketingu (np. Mailchimp, Bitrix lub inni równoważni dostawcy),
- dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (np. Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Cookiebot),
- doradcy prawni, podatkowi, księgowi oraz organy publiczne – w zakresie wymaganym przez prawo.
6.2. Transfery poza EOG
6.2.1. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich (np. USA) w związku z korzystaniem z usług wymienionych wyżej dostawców.
6.2.2. Stosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne, w szczególności:
- Standardowe Klauzule Umowne (SCC) przyjęte przez Komisję Europejską,
- w stosownych przypadkach korzystamy z dostawców uczestniczących w EU–US Data Privacy Framework (DPF).
6.2.3. W przypadku przekazywania danych do kraju, dla którego nie wydano decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, opieramy się na dodatkowych środkach technicznych i organizacyjnych (np. szyfrowanie, pseudonimizacja), w miarę możliwości ograniczając zakres przekazywanych danych.
7. Bezpieczeństwo danych
7.1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, obejmujące m.in.:
- szyfrowanie danych w tranzycie i w spoczynku,
- kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC),
- możliwość stosowania uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA),
- regularne backupy i procedury odtwarzania po awarii,
- monitoring i logowanie zdarzeń,
- testy bezpieczeństwa i aktualizacje oprogramowania.
7.2. Mimo stosowania powyższych środków żaden system nie jest całkowicie wolny od ryzyk; w razie wystąpienia incydentu bezpieczeństwa podejmiemy działania minimalizujące skutki i – jeżeli będzie to wymagane prawem – poinformujemy Cię o naruszeniu.
8. Cookies i narzędzia śledzące
8.1. Na naszej stronie internetowej i w Platformie możemy używać plików cookies oraz podobnych technologii w celach:
- niezbędnych do działania serwisu (cookies techniczne),
- analitycznych (np. Google Analytics, Google Tag Manager),
- marketingowych (np. Meta Pixel),
- zarządzania zgodami (np. Cookiebot).
8.2. Podstawą prawną stosowania cookies niezbędnych jest nasz uzasadniony interes (zapewnienie funkcjonowania serwisu). W przypadku cookies analitycznych i marketingowych podstawą jest Twoja zgoda, wyrażona za pomocą narzędzia do zarządzania zgodami (Cookiebot), zgodnie z prawem telekomunikacyjnym.
8.3. Możesz w każdej chwili zmienić swoje ustawienia cookies poprzez narzędzie Cookiebot lub ustawienia przeglądarki. Ograniczenie niektórych cookies może jednak wpłynąć na funkcjonowanie strony i Usługi.
9. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez PromptEye przysługują Ci następujące prawa (w granicach określonych przez RODO):
- Prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
- Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO),
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), jeżeli zachodzą przesłanki ustawowe,
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
- Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21 RODO) – w tym w szczególności prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
- Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem,
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
10.1. Co do zasady nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych (w tym profilowanie).
10.2. Wykorzystujemy dane w sposób zautomatyzowany do:
- analizy technicznej ruchu,
- wykrywania nadużyć,
- generowania Raportów analitycznych na potrzeby Klienta,
co jednak nie stanowi profilowania w rozumieniu art. 22 RODO wywołującego skutki prawne wobec Użytkowników.
11. Kontakt i realizacja praw
11.1. Aby skorzystać ze swoich praw lub uzyskać więcej informacji na temat przetwarzania danych, możesz skontaktować się z nami pod adresem e‑mail: office@prompteye.com.
11.2. Odpowiemy na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 1 miesiąca od jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące, o czym poinformujemy Cię z podaniem przyczyn.
12. Zmiany Polityki prywatności
12.1. Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w związku ze zmianami prawnymi, technologicznymi lub organizacyjnymi.
12.2. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez stosowny komunikat w ramach Usługi lub wiadomość e‑mail. Wersja aktualna Polityki będzie zawsze dostępna na naszej stronie internetowej.